Hankinnan optimointi - siis mitä se on ja miksi sen pitäisi kiinnostaa?

Teknologia on näytellyt merkittävää osaa hankintatoiminnassa viimeiset kaksikymmentä vuotta sähköisten huutokauppojen, elektronisen hankinnan ja tämän kaltaisten työkalujen alkuajoista lähtien. Huutokaupat toivat aikoinaan uuden ulottuvuuden yritysten hankintaan, vaikka ne ovatkin olleet olemassa niin kauan kun kauppaa on käyty.

Sähköiset työkalut kuitenkin usein vain automatisoivat hankinnan käytäntöjä, jotka tehtiin ennen manuaalisesti. Tästä kuitenkin aiheutui joitakin ongelmia. Toiveissa ollut jäsennelty valintaprosessi tarkoitti usein vaatimusten yksinkertaistamista - joko tiukat vaatimukset sille, mitä haluamme ostaa tai vaatimusten pilkkominen pienempiin osa-alueisiin, jotta kilpailutuksen vastaukset olisi helpompi käsitellä.

Toisaalta toisissa tapauksissa, joissa vaatimukset olivat monimutkaisempia, etsimme usein yhtä kaiken kattavaa toimittajaa tai muuta sen suuntaista ratkaisua. Näin monimutkaisen vaatimuksen selvittäminen siirtyi omalta organisaatiolta toimittajalle.

Nykyään teknologia auttaa johtavia yrityksiä ottamaan erilaisen lähestymistavan monimutkaisiinkin hankintavaatimuksiin. Tätä kutsutaan hankinnan optimoinniksi, edistyneeksi tai markkinatietoiseksi hankinnaksi, joka perustuu suurempaan tietojenkäsittelytehoon. Tämä teknologia on tänä päivänä helposti saatavilla ja lähestyy vaatimuksia matemaattisesti tuottaen vastaukseksi parhaan vaihtoehdon. Tämä tarkoittaa, että hankkija voi pyytää potentiaalista toimittajaa vastaamaan monimutkaisiin vaatimuksiin ehdottamalla, kuinka he voivat parhaiten vastata hankkijan tarpeisiin. Tällöin toimittajat saattavat ehdottaa hoitavansa esim. puolet vaatimuksista, tai he voivat esittää ”ehtoja” kuten erilaisen hinnoittelun tai asettaa muita vastaavia rajoitteita.

Kuten ajatella voi, tämä tuottaa hyvin erilaisia vastauksia kilpailutusvaiheessa toisin kuin aiemmassa tavassa, jossa ”kaikki toimittajat vastaavat samoihin kysymyksiin samalla tavalla”. Nykyteknologia kykenee kuitenkin analysoimaan monimutkaisia vastauksia ja esittämään parhaan ratkaisun, mikä saattaa jopa sisältää useita toimittajia tai eri lähestymistapoja tarjouspyynnön eri osiin.

Teknologia osaa vastata hankkijan “mitä jos” kysymyksiin, tarjota uusia ratkaisuja ja vertailla niiden hinnoittelua. Esimerkiksi suuressa logistiikkatarjouspyynnössä optimaalisin ratkaisu saattaa sisältää 50 toimittajaa, mutta jos se tuntuu liian monelta, voimme kysyä ”kuinka paljon maksaisi ratkaisu, jos toimittajien maksimimäärä on rajattu 20:een?”

Varhaiset ohjelmiston käyttöönottajat ovat saaneet tästä suurta hyötyä, mikä on oikeastaan lähinnä seurausta siitä, että toimittajien on annettu tehdä tarjous, joka on heille taloudellisesti järkevä, eikä pelkästään hankkijan määrittelemä.

Ohjelmistojen tarjoajat kehittävät jatkuvasti työkalujaan ja viimeisimmissä päivityksissä olemme alkaneet nähdä joitakin optimoinnin periaatteita jopa jokapäiväisissä hankintatyökaluissa, ei vain monimutkaisissa hankinnoissa. Elämme vasta optimoinnin alkuaikoja, mutta voimme pian odottaa näkevämme tarjouksissa mahdollisuuksia toimittajille ilmaista omia suosituksiaan ja ideoitaan, eikä ohjelmistoilla tule olemaan ongelmaa käsitellä näitä vastauksia järjestelmällisellä tavalla.

Tällä uuden sukupolven sähköisellä hankintatyökalulla on mahdollisuuksia auttaa yrityksiä hyödyntämään toimittajasopimuksia, jotka tarjoavat parempaa vastinetta rahalle molemmille osapuolille, hankkijoille ja toimittajille. Tämä on tietysti positiivinen asia kaikkien kannalta. Näin voidaan myös luoda parempia toimittajasuhteita rahallisen arvon lisäksi.

Liity webinaariini 25. huhtikuuta kuulemaan ja keskustelemaan lisää hankinnan optimoinnin hyödyistä ja siihen liittyvistä prosesseista. Kerron, kuinka yrityksesi voi hyödyntää optimointia ja mitkä ovat kriittisiä tekijöitä sen käyttöönotossa. Voit lukea lisää ja käydä rekisteröitymässä täällä.