Sopimuksen muuttaminen julkisissa hankinnoissa ei ole yksinkertaista

Sopimuksen muuttaminen julkisissa hankinnoissa ei ole yksinkertaista

Toimittaja Oy esittää Oy Yritys Ab:lle sopimuksen muuttamista. Se on tehnyt tuotekehitystä, jolloin se on aikaisemmin itse tuottamansa hilavitkutin-osan vaihtanut markkinoilla muidenkin käyttämään helavatkaaja-osaan. Hinta nousee 15 %, mutta osan vaihtaminen tuottaa Oy Yritys Ab:n tuotantokustannuksiin 10 % säästön. Samalla Toimittaja Oy myös esittää tuotehuoltoa tekevän alihankkijan muutosta. Voiko sopimusta muuttaa?

Yksityisellä sektorilla asia on yksinkertainen – jos molemmat osapuolet katsovat muutoksesta olevan hyötyä, niin se voidaan tehdä. Julkisella sektorilla asia ei olekaan yhtä yksinkertainen.

Kun Oy Yritys Ab on hankintayksikkö ja sopimus on kilpailutettu hankintalain mukaan, on sopimusmuutostilanteita tarkoin arvioitava, jotta vältetään kielletyt, ns. olennaiset sopimusmuutokset. Tuotemuutokset ovat yleensä mahdollisia vain silloin, kun niiden periaatteet on kuvattu sopimuksessa selkeällä, täsmällisellä ja yksiselitteisellä tavalla. Eli on etukäteen määritettävä tilanteet ja ehdot, joissa muutoksia voidaan tehdä. Esimerkkini tapauksessa sopimuksessa tulisi olla ehto siitä, että tuote voidaan vaihtaa toiseen, kunhan se on alkuperäistä vastaava. Sen tulee siis täyttää alkuperäisessä tarjouskilpailussa esitetyt vähimmäisvaatimukset. Jos uusi tuote ei täytä vaatimuksia, sopimusmuutosta ei voida tehdä.

Ja vaikka esimerkin tuotemuutos voitaisiinkin tehdä, hinta on mietittävä erikseen. Se saa muuttua yli 10 % vain, jos hinnanmuutos on kuvattu sopimuksessa selkeällä, täsmällisellä ja yksiselitteisellä tavalla. Sopimusta tehdessään hankintayksikön tulee siis nähdä sopimuskauden aikaiset mahdolliset muutostilanteet etukäteen ja määrittää niihin toimintamallit ja -ehdot. Ja sopimusehdot on luonnollisesti liitettävä tarjouspyyntöön.

Esimerkkitapauksessa on myös yksi lisähaaste: toimittaja on tarjoamassa muutoksessa tuotetta, jota myös sen kilpailijat tarjoavat. Hankintayksikön tulee tässä tilanteessa arvioida se, olisiko sopimus kilpailutettava uudelleen, koska samaa tuotetta voisi tarjota useampikin tarjoaja ja erityisesti siksi, että Toimittaja Oy on nostamassa hintaa. Kilpailuttamalla hankintayksikkö voisi saada tuotteen hintaa alemmaksi ja saada omat tuotantokustannuksensa entistä edullisemmiksi.

Julkisissa hankinnoissa alihankkijan muutos ei myöskään ole läpihuutojuttu: jos tarjoaja käyttää alihankkijan resursseja tarjouskilpailussa täyttämään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia, alihankkija voidaan vaihtaa vain, jos soveltuvuusvaatimukset olisivat täyttyneet ehdotetun uuden alihankkijan resursseja käyttämällä.

Monimutkaista? Toisinaan.

Mitä hankintayksikkö voi vastata toimittajansa ehdotukseen? Todennäköisesti siten, että voimme tehdä sopimusmuutoksen, mutta vain, jos hinta laskee hieman ja helavatkaaja täyttää kaikki tarjouspyynnössä aikanaan esitetyt vähimmäisvaatimukset. Alihankkijasta pyydettäisiin lisäselvityksiä. Selvityksistä riippuisi se, voitaisiinko alihankkijaa muuttaa. Vaihtoehtona olisi sopimuksen päättäminen ja kilpailutus.

Kirjoittaja toimii Hansel Oy:n kategoriajohtajana ja LOGYn hankintafoorumin johtoryhmän jäsenenä.