Ennakoivat hankinnat pandemian keskiössä

Kirjoitettu: 18.6.2020

Hankinnat ovat saaneet paljon julkisuutta korona-aikojen keskiössä – ei pelkästään hyvien hankintakäytäntöjen – vaan myös hieman poikkeavien hankintakäytäntöjen ja -kanavien kautta.

Ennakoivat hankintakäytännöt tulivat viimeistään maaliskuun dramaattisten käänteiden jälkeen kaikkien tietoisuuteen. Korona siirsi meidät kertaheitolla mukavuusalueiltamme ja vanhojen, vallitsevien käytäntöjen parista kriittiseen toimintaan uudenlaiselle maaperälle ja jatkuvaan uuden oppimiseen.

Vaikka koronapandemia ei ensi silmäyksellä kovin miellyttävältä vieraalta näyttänytkään, on korona saanut aikaan suuria muutoksia, kuten hankintakäytäntöjen terävöittämistä ja hankintojen digiloikan. Epidemian opit pysyvät toivon mukaan repussamme vielä pitkään ja työkalupakki on jatkossakin täynnä niitä hankinnan työkaluja, joita olemme nyt joutuneet ja saaneet ottaa käyttöön ripeällä perehdytyksellä.

Vastaan Tamrolla epäsuorista hankinnoista Suomen organisaatiossa. Onneksi sekä Tamrolla että emoyhtiöllämme Phoenix konsernilla on jo ennen kriisiä satsattu digitaaliseen hankintakanavaan; sen tärkeys korostui entisestään viimeisten kuukausien aikana. Kenenkään tuskin tarvitsee enää miettiä, miksi sähköisiä hankintakanavia on käytössä ja tulisiko niihin myös jatkossa panostaa ja investoida ihan uudella tasolla.

Myös etäyhteydet otettiin koko organisaatiossa käyttöön käytännössä yhdessä yössä – mittakaavassa, jota ei koskaan aiemmin ollut koetettu. Siirtyminen etätyöhön onnistui ainakin toimiston puolella niin hyvin, että yllätimme hieman itsemmekin. Työt todella onnistuvat videopuheluiden ja sähköisten portaalien välityksellä sujuvasti yrityksen eri tiimeissä sekä henkilökohtaisella tasolla. Fyysisiä kohtaamisia ei toki voi korvata millään teknologialla täysin, mutta uudenlainen etätyöskentely on tullut jäädäkseen.
Haasteitakin pandemia toi tullessaan. Kaiken uudenlaisen toiminnan rinnalla vaatimus tuotannon kapasiteetista kasvoi samaan aikaan tasolle, mitä ei ole aiemmin Tamron historiassa nähty. Tamro on huoltovarmuuskriittinen organisaatio, joten vaikka kriisi tuli yllättäen, oli Tamrossa valmistautumista tämän osalta jo tehty muun muassa IT-järjestelmien ja johtamismallien suhteen.

Huoltovarmuudella turvataan väestön toimeentulon, elinkeinoelämän ja maanpuolustuksen kannalta välttämätön kriittinen tuotanto, palvelut ja infrastruktuuri vakavissa poikkeusoloissa. Tamrolla on yhteiskunnallisesti merkittävä rooli myös velvoitevarastoinnin osalta. Velvoitevarastointilainsäädäntö edellyttää, että kaikkien lääketehtaiden, lääkkeiden maahantuojien ja terveydenhuollon yksiköiden on varastoitava tietty määrä lain määräämiä lääkeaineita häiriötilanteiden, tartuntatautien ja poikkeusolojen varalta. Lue lisää Tamron varautumisesta artikkelistamme ”Velvoitevarastointia ja yöllisiä hätätoimituksia – terveydenhuoltoalan huoltovarmuutta ja jatkuvaa valmiutta ylläpidetään monin tavoin”.

Kuten Huoltovarmuuskeskuksella ja monilla muillakin, myös meillä oli puutetta tuotannon suojaimista ja muista pientarvikkeista, joista kaikista ei ollut toimivaa varmuusvarastoa. Tehokkuusajattelun myötä materiaalivarastot Suomessa on ajettu minimiin, emmekä ole kokeneet vastaavaa tilannetta, missä tehtaat vaihtavat tuotannossa työstettäviä tuotteita uusiin silmänräpäyksessä. Jo aiemmin tilattuja tuotantoeriä ei yllättäen välttämättä ollutkaan saatavilla, koska useat tehtaat oli valjastettu uusien kriittisten tuotteiden, mm. henkilösuojainten valmistamiseen.

Yhteyttä ottavien tavaran- ja palveluntoimittajien määrä nousi radikaalisti maaliskuun aikana ja välillä olo oli kuin puhelinvaihteella, joka ylläpitää kirjaa lukuisista täysin uusista yhteydenotoista ja heidän tarjoamastaan. Onneksi perusasiat aiemmista hankintatehtävistä pitivät pintansa ja yleensä toimittajan asiakastiedot tarkistamalla ja perustietoja yrityksestä internetin välityksellä etsien sai jo hyvin taustatietoa, kenen kanssa oltiin tekemisissä. Olemme Suomessa myös olleet onnekkaassa asemassa, sillä meillä puutetta perustarvikkeista ei ole ollut siinä mittakaavassa kuin esimerkiksi eteläeurooppalaisilla kollegoillamme. WC-paperi, hygieniatarvikkeet ja pasta eivät varmasti yhdessäkään suomalaisessa kodissa ole päässeet loppumaan kesken.

Myös virtuaalitapahtumat, web-koulutukset ja niihin tarvittavat laitteistot ovat tulleet tutuiksi viimeisten kuukausien aikana.

Saatavuus tuotannon tarvikkeille onneksi palautui asteittain huhtikuussa. Suurimpien aaltojen ja tyrskyjen jälkeen olisi hyvä summata ja miettiä, mitä opimme kriittisistä palveluistamme ja materiaaleistamme. Mitä haluamme jatkossa mahdollisesti varastoida ja kenen toimittajan tehdaslokaatiot ja saatavuustiedot pitää olla niin hyvin tiedossa, että kun vastaava tilanne tulee (epäilemättä ennemmin tai myöhemmin), emme joudu vastaavanlaisen yllätyksen valtaan?

Globaalien hankintaketjujen merkitys sekä kotimaisen ja eurooppalaisen tuotannon varmistaminen tulevat olemaan jatkossakin ennakoivien hankintojen keskiössä. Offshoring ja suuret kauppakeskukset ovat hypeä niin kauan kuin lainalaisuudet eivät muutu. Nyt ne ovat muuttuneet – ehkä pysyvästi – ja on uudelleen sopeutuksen aika. Millä tavalla me hankinnoissa voimme vaikuttaa hankintojen ennakoitavuuteen ja myös mahdollisen ’lähihankinnan’ kasvuun?


Merja Hanski
Hankintapäällikkö, Tamro Oyj