hankintojen kehittäminen Best In Class - työkalun avulla. Case: Valio

Kirjoitettu: 28.9.2017

Valion hankintojen visiona on olla toimintatavoiltaan parhaiden eurooppalaisten yritysten tasolla omalla toimialallamme. Tähän tavoitteeseen päästäksemme on meidän tiedettävä oman osaamisemme nykytaso ja toisaalta vertailuryhmän nykytaso. Jotta voimme kehittyä kohti huippua on meidän pystyttävä kehittämään oikeita asioita ja pystyttävä priorisoimaan kehityskohteita. Tämän tavoitteen saavuttaaksemme olemme hyödyntäneet LOGY:n Best in Class – työkalua.

Valion Best in Class – matka alkoi oikeastaan jo paljon ennen varsinaisen työkalun julkistamista. Olimme alusta asti mukana ideoimassa ja kehittämässä työkalua, joten odotimme innolla työkalun valmistumista, jotta saamme sen käyttöömme. Työkalun ideoiminen ja kehittäminen itsessään oli jo todella antoisaa ja opettavaista. Kehitysprosessin aikana saimme tavata monia hankinnan ammattilaisia ja kuulla heidän näkemyksiään hankinnan nykytilasta ja tulevaisuudesta.

Vastasimme Best in Class – työkaluun Valion keskitetyssä hankintaorganisaatiossa yhteensä n. 15 henkilön vahvuudella. Työkaluun tutustuminen, käyttöönotto ja tulosten purkaminen tehtiin oman henkilöstön johdolla. Vastaaminen on tehty yksittäiselle vastaajalle helpoksi. Toki suuri määrä välillä hankaliakin kysymyksiä aiheuttaa sen, että vastaamiseen on hyvä varata jonkin verran aikaa. Kysymysten laaja-alaisuus toisaalta takaa sen, että kokeneimmillekin hankinta-ammattilaisille tulee varmasti monia oivalluksia ja ajatuksia hankinnan kompleksisuudesta.

Vastaamisen jälkeen hyödynsimme Best in Class -työkalun analyysia ja pidimme hankintaorganisaatiomme kesken vastausten purkutilaisuuden. Analyysissa vertasimme omia vastauksiamme muihin Best in Class – vastaajiin ja tätä kautta valitsimme osa-alueet, joita lähdimme kehittämään. Kehitettäviä osa-alueita valikoitua kolme ja kokosimme kuhinkin oman työryhmän, jotka lähtivät työstämään kutakin osa-aluetta.

Työryhmät tekivät omasta osa-alueestaan nykytila-analyysin, kuvauksen tavoitetilasta sekä suunnittelivat konkreettiset toimenpiteet, joilla tavoitetilaan päästään. Osa toimenpiteistä on pieniä, jotka voi toteuttaa nopeasti ja helposti. Osa taas on laajoja kokonaisuuksia, joiden toteuttaminen vaatii resursseja monesta yrityksen eri organisaatiosta ja toimintatapojen muuttamista laajemmin koko yrityksessä. Suurin osa toimenpiteistä on tältä väliltä ja ne on mahdollista tehdä suhteellisen vähällä vaivalla, kunhan organisaatiolla itsellään on halua kehittää omaa toimintaansa ja parantaa suorituskykyään.

Monessa hankintaorganisaatiossa painitaan sen kanssa, että kehitettäviä asioita on paljon mutta resursseja ei välttämättä ole saatavilla ja toisaalta kehityskohteiden priorisointi saattaa olla haastavaa. Omassa organisaatiossamme saimme Best in Class – työkalusta suuren avun kehitystyömme tehostamiseksi ja suosittelemme sen käyttöä kaikille, jotka ovat kiinnostuneita oman hankintaorganisaationsa kehittämisestä.