Blogissa: Hankinnan prosessijohtaminen – digitalisoinnin mahdollistaja

3.03.2020

Kirjoittaja: Ari Erkinharju

Aloitimme Espoon kaupungissa 2018 loppukeväästä hankinnan prosessikehityksen. Intuitiivisesti ajatus tuntui hyvältä ja oikealta. Alku meni oikeastaan aika pieleen. Osa hankintakeskuksen johtoryhmästä piti hommaa ajanhukkana ja ensimmäiset riidat syntyivät varsin erilaisista käsityksistä siitä, miten silloin toimittiin. Homma ei edennyt!

Päätimme silloin, että otamme hankinnan prosessikehityksen vakavasti, haimme ulkopuolista apua ja tukea ja päätimme ottaa koko yksikön mukaan prosessikehitykseen. Aloitimme koko yksikön prosessijohtamisen ja LEAN henkisen jatkuvan kehittämisen valmennuksella. Rakentelimme Legoautoja ryhmissä ja opettelimme prosessien virtaviivaistamista. Sain palautetta ja kritiikkiä siitä, miten turhauttavaa on kaiken kiireen keskellä rakennella legoautoja ja tehdä jotain, millä ei ole mitään tekemistä meidän haasteiden kanssa.

Tuosta edellä kuvatusta alkoi matka, joka on opettanut meitä kaikkia valtavasti ja tuonut tuloksia, joita ainakaan minä en olisi uskaltanut toivoakaan. Syksyllä 2018 määrittelimme hankintaprosessin uudestaan. Tavoite on puolittaa prosessin läpimenoaika ja luoda yhtenäiset toimintatavat. Kuvasimme prosessin ”Shingo” periaatteiden mukaan SIPOC menetelmällä.

Alku oli tahmeaa, mutta pian koko yksikkö oppi uuden tavan ajatella ja kehittää toimintaamme. Kymmenen henkilön tiimi määritteli nykytilan ja uudet prosessit kolmen päivän prosessisprinteissä. Sitten työstettiin prosesseja parityönä ja käytiin koko yksikön kanssa kaksi puolen päivän työpajaa, jossa testattiin ja hiottiin prosesseja. Sitten vielä viimeinen prosessien hiominen ja koko yksikön prosessivalmennus. 2019 alussa otimme käyttöön uuden hankintaprosessin. Nyt on käytössä kuudes tuotantoversio tuosta prosessista. Meillä on prosessikuvaukset toimiston seinällä ja jos joku kokee, että prosessia voi kehittää niin post-it lappu seinälle ja ehdotus arvioidaan ja siirretään tuotantoon.

Hankintaprosessin jälkeen olemme kehittäneet sopimushallinnan prosessin, joka on otettu käyttöön tämän vuoden alussa. Parhaillaan työstämme toimittajahallinnan prosessia, joka on viimeistelyvaiheessa. Seuraavaksi määrittelemme kategoriajohtamisen prosessin.

Olemme ottaneet käyttöön hankinnan hallinnan järjestelmän HanSa:n (HankintaSalkku) toukokuun lopussa 2019. Käyttöönoton nopea ja sujuva toteuttaminen oli mahdollista hyvien prosessikuvauksien ansiosta. Erityisesti SIPOC prosessikuvaus toimii erinomaisena syötteenä järjestelmän vaatimusmäärittelyssä. Tämä erityisesti koska olemme päättäneet kulkea prosessi edellä. Järjestelmä tukee prosessia, ei määrittele sitä.

Meille HanSa on digitalisaation ensimmäinen aste, joka yhdessä järjestelmäintegraatioiden kanssa mahdollistaa monien toimintojen automatisoinnin. Teemme tällä hetkellä hankinnan digitalisoinnin tiekarttaa. Tässä täsmälliset prosessikuvaukset ovat erittäin hyödyllisiä. Määrittelemme parhaillaan prosessiemme kautta sitä, mitkä prosessien vaiheet kannattaa digitalisoida automaation, systeemi-integraatioiden, ohjelmistorobotiikan tai koneoppimisen/ AI:n avulla.

Olemme jo löytäneet ensimmäisen herkullisen AI sovelluksen hankintojen suunnitteluun. Ilman systemaattista prosessikehitystä tämä ei olisi mahdollista. Nyt se on!

Espoon kaupunki valittiin vuoden 2019 julkisten hankintojen kehittäjäksi ja vuoden 2020 hankintaorganisaatioksi. Itse näen, että isossa osassa on ollut hankinnan prosessikehitys.


Ari Erkinharju, DI, EMBA Aalto EE, Hankintajohtaja, Espoon kaupunki

Ari Erkinharjulla on yli 30 vuoden kokemus hankinnan johtotehtävistä globaalista ICT liiketoiminnasta sekä hankintaorganisaatioiden konsultoinnista ja valmennuksesta. Hän on viimeisen neljän vuoden aikana johtanut Espoon kaupungin hankintatoimea. Espoo valittiin 2019 ”Vuoden julkisten hankintojen” kehittäjäksi ja vuonna 2020 ”Vuoden Hankintaorganisaatioksi.

Erkinharju on puhujana LOGYn Hankintapäivässä 19.11.2020.