Miten koronakevät vaikutti hankinnan tekemiseen ja miten tästä eteenpäin?

Kirjoitettu: 4.8.2020

Kirjoittaja: Kirsti Rautio, Valion hankintajohtaja ja LOGY Hankintafoorumin johtoryhmän jäsen

Kuten jokaisena kesänä, niin myös tänä vuonna yritimme parhaamme, että maailmasta tulisi valmis juhannukseen mennessä. Jotain tuttua ja turvallista oli tässä ajatuksessa, mutta onneksi vieläkään näin ei käynyt. Kesä ja sen myötä myös kesälomat olivat paikallaan ja tulivat enemmän kuin koskaan tarpeeseen. Sen verran hektinen ja hurja on tämä poikkeuslain ja etätyön värittämä kevät ollut toimitusketjuissa.

Olemme toimialalla, johon kriisi myös vaikutti ja vaikuttaa, mutta ehkä kuitenkin keskivertoa vähemmän. Ihmiset tarvitsevat kriisienkin keskellä ruokaa ja jatkavat syömistä. Myyntikanavat kuitenkin muuttuivat sekä kysyntä ja kuluttajien ostotottumukset: kun ravintolat olivatkin kiinni ja ruokaa piti taas laittaa kotona, vaikutti tämä vahvasti kysyntään. Meillä esimerkiksi kasvoi selvästi kermaviilin ja maustettujen kermojen menekki. Samoin HoReCa sektorin isot pakkaukset vähenivät, jolloin esimerkiksi maitoa piti saada markkinoille paljon enemmän pienemmissä pakkauksissa.

Näin kevään hamstrauspiikin myötä jouduimme miettimään aika lailla uusiksi esim. myynnin ja kysynnän ennustamista sekä yhteistyömalleja niiden ympärillä. Vanhat kristallipallot joutuivat romukoppaan, kun olimme täysin uudessa tilanteessa. Toimitusajat pitenivät kysynnän lisääntyessä ja ennakointi oli entistä haasteellisempaa. Päivittäin tuli tilanteita, joihin kukaan ei ollut varautunut ja mitä kukaan ei osannut ennustaa.

Miten tämä näkyi sitten hankinnan tekemisissä?

Toimitusketjun toimivuus nostettiin meillä välittömästi suurennuslasin alle ja lähdettiin seuraamaan tilannekuvaa päivittäisissä statuspalavereissa. Hankintaosastolle tämä tarkoitti selvästi erilaista tekemistä ja täysin eri taajuudella. Hankinta hoitaa meillä pääsääntöisesti strategista ja taktista tasoa eli hoidamme keskitetysti kulukategoriahallintaa sekä toimittajanhallintaa eli sopimuksia, kilpailutuksia, vastuullisuuden varmistamista ja kehittämistä. Nyt jouduimme ottamaan lennosta haltuun myös operatiivisen hankinnan keskitetyn tilannekuvan.

Tämä tarkoitti vähintään viikoittaista tai jopa päivittäistä yhteydenpitoa ja seurantaa. Jäljitimme rekkoja, varmistimme ja tarkistimme toimituksia, metsästimme kasvosuojaimia tai kadonneita tavaroita ja koetimme samalla parhaan mukaan ennakoida tulevaa. Ilmassa oli paljon enemmän epävarmuutta ja epätietoisuutta, joten operatiivisen onnistumisen merkitys korostui entisestään. Koko toimitusketju oli sananmukaisesti varpaillaan monta kuukautta.

Vaikka muutos tapahtuikin selvästi enemmän operatiiviseen toimintaan, niin tämä ei poistanut meiltä hankinnan perustekemistä. Edelleen piti ja pitää valmistella hankintakategoriastrategioita, kilpailuttaa ja hoitaa toimittajasuhteita ja vastuullisuutta. Lisäksi meillä on myös hankinnassa menossa isoja säästöhankkeita, joiden kautta mitataan myös onnistumistamme. Ei pidä myöskään unohtaa uusia tuotteita ja projekteja, joiden vauhti on vaan kiihtynyt. Ja tämä kaikki vielä täysin uudella tavalla, eli etätöissä. Joustavuutta, osaamista, asennetta ja välillä mielikuvitustakin on todellakin tarvittu.

Voin ylpeydellä todeta, että me selvisimme tästä keväästä kaikella kunnialla. Pystyimme pitämään meidän toimitusvarmuutemme asiakkaille luvatulla tasolla. Kiitos siitä kuuluu sekä toimitusketjun ja hankinnan tiimeille, että pitkälti myös meidän hyville toimittajille, joiden kanssa yhteistyössä nämäkin haasteet voitettiin. Melkoista venymistä ja arjen sankaruutta tämä kevät on meiltä kaikilta vaatinut, mutta se on ollut myös hyvin opettavaista.

Mitä tästä keväästä sitten opimme ja mikä muuttuu?

Meillä tämä kriisi toi jälleen uudella tavalla toimitusketjussa näkyviin saatavuuden ja läpinäkyvyyden tärkeyden. Aivan varmasti joudumme jatkossa miettimään yhä enemmän riskien hallintaa ja pohtimaan myös aina plan B:n tarpeellisuutta. Covid-19 muistutti, että esimerkiksi yhden toimittajan tai tehtaan mallissa piilee aina todellinen uhka, joka on otettava vakavasti.

Yhtenä selvänä asiana nousi esille myös operatiivisen hankinnan kehittäminen - tarvitaan enemmän keskitettyä tekemistä, yhteistä seurantaa ja työkaluja sekä prosessien terävöittämistä. ”Operational ecxellence” ei tule itsestään, vaan sen eteen pitää tehdä määrätietoisesti työtä - yhdessä sisäisen toimitusketjun ja toimittajien kanssa. Tähän liittyy myös vahvasti digitalisaation parempi hyödyntäminen - tietoa kyllä on mutta sen tehokkaampaan käyttöön sekä automatisointiin on panostettava.

Toisin esille myös yhteistyön ja vuorovaikutuksen tärkeyden. Varsinkin näin etäyhteyksien päässä on todella tärkeätä varmistaa, että tieto liikkuu laajasti. Ihmisten vuorovaikutustaitojen kehittämisestä on puhuttu paljon hankinnassa, mutta yrityksen on myös järjestettävä viralliset kanavat ja foorumit yhteistyölle kuntoon. Eli se paljon puhuttu ”hankinnan aikaisessa vaiheessa mukaan saaminen” ja integroituminen bisnekseen on todellakin saatava toimimaan. Meillä hankinta on päässyt nyt tiiviisti mukaan tuoteryhmätyöhön ja se on mahdollistanut selvästi tehokkaamman yhteistyön ja sitä kautta paremmin lisäarvon tuottamisen.

Back to normal tai back to better…

Meidän kaikkien päässä pyörii tällä hetkellä varmasti kysymys, palataanko syksyllä normaaliin. Merkit toisesta korona-aallosta maailmalla laittavat väkisinkin miettimään, miten jatkossa hoidetaan esimerkiksi uusien toimittajien hankinta, joissa kuitenkin on ollut tärkeä merkitys ihmiskontakteilla ja tutustumisilla. Samoin pitää varmasti pohtia, miten hoidetaan auditoinnit, testaukset ja muu face-to-face yhteistyö. Mutta eiköhän näistäkin selvitä ja teknologian nopea kehitys toivottavasti auttaa meitä tässä.

Uskon myös, että tästä pakotetusta virtuaalimaailmasta kannattaa ottaa mukaan kaikki hyväksi koettu - esimerkiksi tehokkaat puolen tunnin palaverit, joustavuus, monipuoliset webinaarit tai vaikkapa yhteiset digikahvihetket. Joten pakko tässä on ajatella, että paluu normaaliin voikin olla myös paluu parempaan.

Virtuaalikypäriä odotellessa nautitaan nyt ensin tästä oikeasta todellisuudesta sekä Suomen suvesta ihan paikan päällä ja läsnä olemalla. Akut ladattuina ja virtaa kerättyinä jaksetaan sitten vielä loppuvuosikin tarvittaessa virtuaalitodellisuudessa.


Tulossa hankinnan etäkoulutuksia: 

Katso kaikki LOGYn tapahtumat tästä.